Локальный чат NetSpeakerphone для организации. Впечатления, инструкция.

От нового руководства организации поступило указание развернуть локальный чат, желательно на основе бесплатной программы. Требования к чату скромные: обмен текстовыми сообщениями с возможностью ведения логов переписки.
Посмотрев несколько вариантов и по совету моего второго коллеги мы остановили свой выбор на программе NetSpeackerphone 4.

Эта программа  бывает в версиях freeware и pro. Мы поставили бесплатную версию, ее функционала нам вполне хватает.

Что понравилось в программе:

• Работает стабильно, глюков не обнаружено, программа не вылетает.
• Возможна переписка как между двумя пользователями, так и в общем чате.
• Ведутся логи.
• Можно обмениваться файлами.
• Можно ввести сведения о персональных данных каждого пользователя- Ф.И.О., должность, телефон, кабинет. Когда сотрудников около 100, это очень важно.
• Можно общаться голосом. Правда нам сейчас это не актуально- микрофонов нет.
• У многих нет и колонок, потому хорошо, что звуковой сигнал о получении сообщения можно настроить на спикер. Рекомендую установить на спикер мелодию "трель".

По работе с программой есть детальная инструкция, созданная разработчиком, но  наш отдел(я теперь начальник отдела информационных технологий и программирования) подготовил свою краткую инструкцию:

Инструкция по использованию  внутреннего чата

Net Speakerphone.

Локальный чат Net Speakerphone предназначен для быстрого обмена сообщениями в режиме реального времени  среди сотрудников, обмена нужными файлами по сети, а так же массовыми объявлениями для сотрудников.

1. Начало работы.

        

            После установки программа внутреннего чата Net Speakerphone будет автоматически загружаться на вашем компьютере при его включении.

            Чтобы открыть программу  нужно нажать ЛК(левую кнопку) мыши на соответствующем ярлыке в трее(возле часов):

Откроется главное окно программы, из которого можно обмениваться личными сообщениями с каждым из пользователей отдельно или со всеми пользователями одновременно (режим общего чата), а также пересылать файлы:

2. Передача личных сообщений.

         Передача личных сообщений- обмен сообщениями между двумя пользователями. При этом остальные пользователи данную переписку видеть не будут.         

Передача личных сообщений кому-либо из списка подключенных в данное время пользователей:

2.1 В главном окне нажать 2 раза ЛК мыши по пользователю, которому будет передано личное сообщение. Появится окно сообщений с Ф.И.О. пользователя, с которым будет вестись переписка:

2.2 Ввести в поле ввода текста(поле белого цвета) сообщение для отправки:

2.3 Нажать кнопку «Отправить» или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter:

2.4 В окне сообщений появится поле желтого цвета с текстом переписки. Текст в поле переписки   изменять нельзя. Поле ввода текста(белого цвета) очистится от предыдущего сообщения, уменьшится в  размере и переместится под поле переписки:

  

  Сообщение будет сразу же доставлено выбранному пользователю, при этом на его компьютере поверх всех окон появится окно сообщений и прозвучит звуковой сигнал.

2.5 После ответа пользователем на сообщение прозвучит звуковой сигнал и в поле переписки появится ответ пользователя:

2.6 Для передачи дальнейших сообщений повторить пункты 2.2-2.5.

2.7 Для окончания переписки нажать кнопку красного цвета справа вверху окна:

           

2. Передача общественных сообщений (чат)

Кроме передачи личных сообщений, программа поддерживает функцию передачи общественных сообщений(чат).

            Чат это передача сообщений от одного пользователя всем остальным, подключенным на данный момент. Сообщения, посланные через общий чат, получают все пользователи. Такой режим передачи сообщений используется, прежде всего, для массовых объявлений.

            Передача сообщений в чат:

3.1       В главном окне нажать по кнопке с изображением группы людей:

3.2       Появится окно «Чат».

В поле «Участники» отображается список пользователей, находящихся в чате.

В поле «Чат» отображается текст переписки в чате.

Белое поле внизу окна является полем ввода текста для передачи сообщений в чат:

3.3 Ввести в поле белого цвета для ввода текста сообщение для отправки:

3.4 Нажать кнопку «Отправить» или нажать комбинацию клавиш Ctrl+Enter:

3.5        Отправленное в общий чат сообщение будет добавлено в поле «Чат» и будет получено всеми участниками чата:

4. Передача файлов.

         Программа Net Speakerphone позволяет пользователям передавать друг другу файлы со своих компьютеров. Все полученные через программу файлы хранятся в папке «Документы внутреннего чата» в папке с ФИО каждого собеседника отдельно. Ярлык данной папки помещен у вас на рабочем столе.

            Передача файлов:

4.1 В главном окне нажать 2 раза ЛК мыши по пользователю, которому будет передан файл.

Появится окно сообщений с фамилией пользователя, с которым будет вестись переписка.

Нажать кнопку «файлы»:

4.2 Появится окно «Передачи данных». Нажать кнопку «+»:

4.3 Появится окно «Открыть»:

4.4 Выбрать файл для передачи, нажать на нем ЛК мыши, файл станет выделен синим фоном.

      Нажать кнопку «Открыть»:

4.5 В окне «Передача файлов» будет добавлено название файла, который будет передан.

Нажать кнопку «Передать»:

4.6 Файл будет сразу же доставлен выбранному пользователю, при этом на его компьютере поверх всех окон появится сообщение о получении файла и прозвучит звуковой сигнал.